Як напісаць ідэальны ліст на англійскай мове

Сёння, калі дзелавыя і асабістыя зносіны ўсё часцей адбываюцца праз электронную пошту, уменне граматна пісаць лісты на англійскай становіцца важным навыкам. Добра складзены email можа выгадна вылучыць вас сярод іншых, а кожная дэталь – ад тэмы ліста да заключнай фразы – мае значэнне.

У гэтым артыкуле мы разбяром асноўныя элементы эфектыўнага ліста і нюансы, на якія варта звярнуць увагу.

Тэма ліста (Subject line)

Тэма – гэта першае, што бачыць адрасат. Часта менавіта ад яе залежыць, адкрыюць ліст ці пакінуць без увагі.

Добрая тэма павінна быць:

• кароткай (5-8 слоў);
• яснай і канкрэтнай;
• без лішніх словаў.

Прыклады:

• Project Meeting – June 20
• Application for Marketing Manager
• Invoice for March Services

Вітанне (Greeting)

Вітанне задае тон усяму лісту.

Фармальнае вітанне выкарыстоўваецца ў дзелавой перапісцы, пры звароце да незнаёмых людзей або ў афіцыйных запытах:

• Dear Mr. Smith,
• Dear Dr. Johnson,
• To Whom It May Concern,

Нефармальнае вітанне падыходзіць для сяброў, блізкіх калегаў ці ў менш афіцыйных сітуацыях:

• Hi John,
• Hello Sarah,
• Hey Mike,

Парада: выбірайце вітанне і агульны тон у залежнасці ад адносінаў з адрасатам і мэты ліста.

Асноўны тэкст ліста (Body)

Асноўная частка павінна быць структураванай і лёгкай для ўспрымання.

Рэкамендуецца прытрымлівацца трох этапаў:

1. Кароткі ўступ – прадстаўцеся або нагадайце, хто вы.
2. Асноўная частка – патлумачце, для чаго пішаце, і дадайце дэталі.
3. Заключэнне – пазначце, чаго чакаеце ад атрымальніка (адказ, пацвярджэнне, дзеянне).

Прыклад:
I’m writing to confirm our meeting scheduled for June 20 at 10 AM.
Please find attached the updated agenda.

Заключная фраза (Closing)

Заключэнне завяршае ліст і фарміруе агульнае ўражанне.

Фармальныя варыянты:

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours faithfully,

Нефармальныя варыянты:

• Best,
• Cheers,
• Take care,

Подпіс (Signature)

У дзелавой перапісцы подпіс з’яўляецца абавязковым. Звычайна ён ўключае:

• імя і прозвішча;
• пасаду;
• кантактныя дадзеныя (тэлефон, email, сайт).

Як падабраць тон ліста

• Калегам – ветліва, але не занадта афіцыйна.
• Выкладчыку – з максімальнай павагай, без скарачэнняў.
• HR або працадаўцу – фармальна, з акцэнтам на прафесіяналізм.
• Сябрам – свабодна, цёпла, дапушчальны гумар.

Чаму гэта важна

Граматна напісаны ліст:

• эканоміць час атрымальніка;
• стварае станоўчае ўражанне;
• павялічвае шанцы на адказ і поспех у перамовах.

У Еўропе і ЗША ўменне пісаць правільныя лісты лічыцца важным паказчыкам прафесіяналізму. Гэты навык дапамагае не толькі ў кар’еры, але і ў паўсядзённых зносінах.

Міні-чэк-ліст перад адпраўкай

• Ці ёсць выразная і зразумелая тэма?
• Ці адпавядае тон сітуацыі?
• Ці няма граматычных памылак?
• Ці пазначаны і прыкладзеныя файлы?
• Ці ёсць подпіс з кантактамі?